REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

¿QUÉ ES REDACTAR?

Consiste en expresar por escrito información IMPORTANTE que se desea hacer conocer para lograr un objetivo determinado como los de continuación:

1. Informar 2. solicitar 3. Ordenar. 4. Diseñar 5. Dirigir. 6. Explicar.

La redacción de un texto, requiere de un ordenamiento lógico de las ideas que se piensan plantear, para redactar se necesita tener un plan de redacción  que permita partir de la idea mas general a la idea mas especifica y luego priorizar desde la de mayor trascendencia a la de menos importancia.

Toda redacción pasa por tres momentos

Tipos o estilos de redacción 

1. Redacción científica   2. Redacción periodística 

3. Redacción comercial   4. Redacción informal 

5. Redacción literaria

Para redactar se necesita tener en cuenta los siguientes lineamientos: la adecuación de las ideas, la coherencia, la corrección gramatical,  la ortografía, la morfosintaxis y el buen léxico.

Redactar un documento, indica mucho de la persona o institución. Es por lo tanto muy importante ser cuidadoso con la presentación y el orden.

TIPOS DE DOCUMENTOS

AVISO

Es un texto breve que informa de un hecho a las personas. Es un texto informativo corto, sencillo y puntual.

Se debe considerar los siguientes aspectos:

a)   Orden y Claridad en la información.

b)  Concisión en la redacción del texto.

c)   Tratamiento personal.

Estructura:

a.Título:  Aviso, Comunicado.

b. Cuerpo: Se expone la información del hecho de manera concisa y ordenada.

c. Datación: Fechas. 

Fraseología:

• Se comunica que ...

• Se pone en conocimiento …

• Lamentamos comunicar/tener que informar que ...

• Con motivo de / a Causa de / Por /

• Las personas interesadas pueden dirigirse a ...

• Para más información ...

• Disculpe las molestias ...

Solicitud

4Es un  documento que se utiliza tanto en las entidades públicas como privadas, mediante la cual el emisor (solicitante), pide un derecho o un servicio al receptor (institución), con motivos administrativos o personales.

4Se usa para conseguir préstamos, créditos,  asignación familiar, empleos, derechos, etc.

4Son requisitos de la Solicitud: Claridad, Naturalidad y Precisión:

4Tiene la siguiente estructura:

a)La sumilla:  Es el resumen de lo solicitado.

b)Destinatario: Persona o entidad a la que se le dirige la solicitud.

c)Saludo: Generalmente  son las iniciales  del cargo de la persona a la que se dirige la solicitud.

d)Generales de Ley: Que son los datos del solicitante, que termina con la siguiente forma: a Ud. Con toda consideración expongo:

e)    El texto: Es el cuerpo de la solicitud que consta de dos partes:

§La parte considerativa, donde se indica el motivo por los que se solicita.

§La petición correspondiente.

f)     La despedida: Consta de dos partes:

§Menciona lo expuesto en la solicitud. Ejemplo: Por lo expuesto.

§Agradecimiento: Por la atención del documento: Ejemplo: A Ud. Pido atender la solicitud por ser de justicia/necesidad/corresponder a mis derechos constitucionales, etc.

§La fecha. Se escribe al pié de la despedida y a la derecha.

§Firma del solicitante y documento de identidad, teléfono, dirección.

Formato de Solicitud

Memorándum

4Es un documento simple de calidad administrativa que se utiliza para comunicaciones breves o notificaciones sencillas de cualquier índole. Se usa respetando el orden de jerarquía o autoridad, es decir del superior al inferior y no a la inversa.

4Su carácter es interno.

4Se redacta en primer o tercera persona gramatical.

Partes:

Encabezamiento: Contiene:

a.Membrete de la Institución.

b.En el centro en la parte superior va la palabra Memorándum o Memorando N°.

c.Luego:

  1.   A o Al :

        2.  De o Del:

3.  Vocativo:  Que puede ser un saludo. Es opcional.   

4. . Asunto : Se expone en pocas palabras lo que se desea comunicar.

d. Fecha.

e. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva, exponiendo las razones.

f. Despedida: Se usa la palabra: Atentamente,

g. Firma y sello del que remite el documento.

Tipos de Memorando o Memorándúms:

a.Memorando simple:  Cuando va dirigido a una sola personal u oficina.

b.Memorando múltiple;  Va dirigido a varias personas u oficinas. Es de carácter general.

Formato de Memorándum

Certificado

4Es un documento utilizado para comprobar algún hecho o acreditar ciertos méritos personales.  Su uso es muy variable, podemos decir que es uno de los documentos que nos acompaña a lo largo de toda la vida, es así como tenemos, Certificado de  Estudios, Médico, Trabajo, Estado Civil, Defunción, etc.

4Es extendido por instituciones públicas o privadas o también por personas naturales.

4Estructuralmente, consta de tres partes:

•Encabezamiento: Que consta de la palabra CERTIFICADO, escrita con letras mayúsculas.

•Cuerpo; corresponde a la exposición de los hechos que dan origen al documento, en la forma más objetiva posible y, cuando se estime conveniente,  se enunciarán las cualidades positivas del solicitante, las cuales le constan al que certifica.

4Final;  lleva el propósito último del certificado, la firma, el cargo de él otorgante, la fecha y las iniciales de responsabilidad.

4

4En la elaboración de este documento intervienen dos personas: El Otorgante, también llamado Suscrito que es la persona que firma; y el Interesado, que es la persona que lo solicita.

4

4El certificado debe caracterizarse por su claridad, precisión y discreción. La claridad consiste en la comprensión inmediata del documento.  La precisión nos indica que debemos expresar lo que  sea pertinente (lo que corresponde), sin divagar.  La discreción significa recomendar o ponderar con prudencia al favorecido, en el caso del certificado recomendatorio. 

4

4Los certificados pueden redactarse en primera persona plural, en este caso comienzan de la siguiente manera: Certifico que la señorita, o también en tercera persona gramatical:  El jefe de personal , quien suscribe certifica que la señorita...;

También cuando se redactan en tercera persona puede comenzar enunciando el cargo del que firma.  De esta manera: El Director del Instituto Comercial de Linares, quien suscribe, certifica que el señor...

Clasificación

4 Según el emisor:

                                              Público

                                              Privado

4 Según el contenido:

                                              Informativo

                                              Recomendatorio

4 Según su finalidad:

                                              Especial

                                              General

Formato

de Certificado

Informe

4Es un documento mediante el cual se da a conocer al al Jefe o autoridad inmediata superior, algún asunto encomendado o que se ha presentado en forma imprevista. Presenta una situación administrativa o técnica.

4El informe puede ser presentado por una o más personas, por una comisión especialmente encomendada. 

4Se redacta principalmente en 3era persona.

4Este documento se utiliza con mucha frecuencia en investigaciones o estudios, ya sea en instituciones públicas o privadas.

Tipos de Informes:

a.Informes Administrativos.

b.Informes Legales.

c.Informes de Investigación,

4Partes:

1. Encabezamiento

          1.1. Al centro en la parte superior INFORME.

          1.2. Luego de dos espacios las siguientes palabras:

                 A o AL:

                 De o Del:

                 Asunto:

                 Fecha:

2. Introducción:  Se estila las siguientes oraciones:

    Cumplo con informar a su Despacho…

    La comisión que suscribe…

    En cumplimiento a lo dispuesto por la ….

    De conformidad a lo solicitado ….

3. Texto del Informe o Cuerpo

     a. Indicar los hechos.

     b. Exponer las razones.

     c. Formular las recomendaciones.

     d. Conclusiones.

4. Despedida o fórmula de cumplimiento:

    a. Es cuanto tengo que informar a Ud.

    b. Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.

    c. Atentamente,

5. Firma y sello del Informante o post firma.

Formato de Informe

CARTA

Es un medio de comunicación escrito que un emisor (remitente) envía a un receptor (destinatario).

Características de una carta

La carta debe ser:

1.Es breve y precisa.

2.Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

3.Busca dar información completa.

4.Recurre a un vocabulario exacto y cortés.

5.Usa oraciones completas organizadas correctamente.

6.No abrevia las palabras.

7.Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar

Partes de la carta

Se compone de:

El encabezamiento (membrete, dirección del destinario y fecha).
El saludo
El cuerpo o texto
Despedida
Firma
Iniciales  de la persona que la escribió
En el caso de una carta comercial puede incluir anotaciones
personales o postales especiales. Ejemplo: Adjunto, con copia. Etc.

Formatos de la carta

En la oficina se utilizan los siguientes estilos para la presentación de cartas: bloque, bloque modificado, semibloque (que es el bloque modificado con párrafos sangrados).

El estilo bloque: Tiene como característica principal que todos los componentes de la carta parten desde el margen izquierdo.

El estilo bloque modificado:  La fecha, la despedida y la firma parten desde el centro hacia la derecha..

El estilo semibloque (bloque con párrafos sangrados): Tiene las mismas características del estilo bloque modificado, pero los párrafos están sangrados a cinco espacios.

Puntuación de la carta

Para la puntuación de una carta se usan dos estilos: puntuación abierta y mixta. La puntuación abierta se caracteriza por la eliminación de los dos puntos (:) después del saludo y de la coma (,) después de la despedida. Este estilo de puntuación ofrece una ventaja de economizar tiempo y esfuerzo.

Carta Estilo Bloque Extremo

 EL CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es una forma diferente y más rápida de escribir cartas.

Una de las grandes ventajas del correo electrónico es la facilidad para enviar un mensaje a varias personas simultáneamente. Sin embargo esta ventaja no está exenta de riesgos.

Si adoptamos la costumbre de enviar únicamente los mensajes que son de interés, entonces estaremos seguros de que los receptores los recibirán y los léeran con interés, de lo contrario pasarán a ser eliminados. En estos mensajes es importante ser concretos. Igualmente debemos dar respuesta para que el emisor sepa que su información ha sido recibida.

El OFICIO